Успешна трансформация в управлението на автопарк: от таблици към интелигентен процес

Динамиката в съвременния бизнес поставя нови предизвикателства пред управлението на корпоративни автопаркове. Един от нашите партньори – бързо развиваща се компания с над 30 активни автомобила – се сблъскваше с нарастваща административна тежест: ръчни записи, пропуснати технически прегледи, неясна отговорност по обслужването на автомобилите и липса на видимост върху текущото състояние на активите.

Най-честите последствия включваха:

забавяния при обслужване и технически прегледи;
пропуски в подновяването на застраховки и винетки;
неефективно използване на ресурсите поради липса на централизирана информация;
конфликти и застъпване в графика за ползване на МПС от различни екип

Заедно с клиента идентифицирахме критичните процеси, които е необходимо да бъдат подобрени: регистрация на МПС, известяване за важни срокове, проследяване на пробег и обслужване, подаване на заявки от служители и – ключово – въвеждане на централен график за ползване на автомобилите от екипа.

Изградихме гъвкаво и интуитивно решение, което да обедини всички елементи на автопарка в единна, достъпна и самоуправляема система.

Ключови елементи от внедреното решение:

Централизиран регистър на всички МПС с данни за застраховки, сервиз, прегледи, отговорници и график на ползване;
Автоматични напомняния при наближаващи събития (ГТП, сервиз, застраховки), насочени към съответния служител;
Форма за подаване на повреди или нужда от обслужване, активна както за шофьори, така и за логистиката;
Централен график за използване на автомобили, достъпен онлайн – всяка заявка се подава и одобрява по структуриран начин, което премахна нуждата от хаотични телефонни уговорки;
Привързване на графика към конкретни шофьори, с данни за контакт, маршрут, планиран пробег и цел на пътуването.
Дашборд за натовареност на всеки автомобил, с визуализация на свободни и заети периоди, върху които мениджърите могат да взимат решения в реално време.

Още в първите 60 дни от старта на новата система, партньорът отчете:

✅ Намаляване на конфликти и застъпвания в ползването на автомобили с 90%

✅ 80% по-малко ръчни действия по координация на заявки и поддръжка

✅ Пълен контрол върху ключови срокове и задължения по документи и техническа поддръжка

✅ Ясна отговорност и отчетност – с пълна история кой, кога и защо е използвал даден автомобил

✅ Значително намалени оперативни разходи, благодарение на по-добро планиране и оптимизация на маршрути

Системният подход към управлението на автопарк – с централен график, автоматични напомняния и директно включване на служителите – превърна хаотичен процес в прозрачен и предвидим работен модел. Решението не само повиши ефективността, но и доведе до реална културна промяна в организацията: от реактивно към проактивно управление на ресурси.

Доказахме, че когато технологията работи в услуга на хората – тя не просто оптимизира, а освобождава потенциал за развитие.

24.06.2025

Електронен бюлетин

Ако искате да научавате първи за последните публикации в блога, абонирайте се за нашия електронен бюлетин.

Успешна трансформация в управлението на автопарк: от таблици към интелигентен процес

Най-честите последствия включваха:

забавяния при обслужване и технически прегледи;

пропуски в подновяването на застраховки и винетки;

неефективно използване на ресурсите поради липса на централизирана информация;

конфликти и застъпване в графика за ползване на МПС от различни екип

Изградихме гъвкаво и интуитивно решение, което да обедини всички елементи на автопарка в единна, достъпна и самоуправляема система.

Ключови елементи от внедреното решение:

Централизиран регистър на всички МПС с данни за застраховки, сервиз, прегледи, отговорници и график на ползване;

Автоматични напомняния при наближаващи събития (ГТП, сервиз, застраховки), насочени към съответния служител;

Форма за подаване на повреди или нужда от обслужване, активна както за шофьори, така и за логистиката;

Привързване на графика към конкретни шофьори, с данни за контакт, маршрут, планиран пробег и цел на пътуването.

Дашборд за натовареност на всеки автомобил, с визуализация на свободни и заети периоди, върху които мениджърите могат да взимат решения в реално време.

Още в първите 60 дни от старта на новата система, партньорът отчете:

Доказахме, че когато технологията работи в услуга на хората – тя не просто оптимизира, а освобождава потенциал за развитие.

Електронен бюлетин